Maintenez l’attention, évitez de vous faire interrompre et favorisez l'alignement en rencontre

Communiquez en pilote d’avion

Qui embarquerait dans un avion sans savoir où l’avion va, et surtout, quand on va arriver? AVANT DE DÉCOLLER, les pilotes confirment toujours la destination et l’heure d’arrivée. Faites la même chose. Les gens nous interrompent quand ils ne savent pas où on va, et surtout quand notre envolée va finir.

Voici trois exemples de formulations de décollage qui donnent de la visibilité sur l’atterrissage :

• Je vois trois avantages à cette façon de faire, et je serai bref.

• Je suis préoccupée, pour 2 raisons. Les voici (…).

• Je veux vous entendre sur les risques que vous anticipez. Juste avant, rappelons-nous que l’objectif du projet est de (…).

Voici maintenant deux exemples de formulations qui préparent à l’atterrissage, une fois qu’on a décollé :

• Dernière chose, (…).

• Je termine en soulignant que (...).

Créez un espace pour permettre les désaccords

Les gens interrompent aussi quand ils ne sont pas d’accord ET n’ont pas de visibilité sur l’espace qui existera pour communiquer leur opinion. On peut donc diminuer les interruptions en annonçant d’avance qu’il y aura un espace pour vocaliser des objections, désavantages, risques, etc.

Ces idées ont facilement une aura émotionnelle désagréable et plusieurs leaders s’en isolent. La science démontre que les humains n’aiment pas les avocats du diable, mais que les processus qui en bénéficient génèrent de meilleurs résultats.

Créons donc cet espace intentionnellement pour éviter que ces informations et perspectives sortent au mauvais moment, ou pire, restent dans la tête de vos personnes.

Prenons pour acquis qu’on travaille avec du monde compétent et bien intentionné. Les désaccords, perspectives divergentes et informations difficiles (ce que Jim Collins appelle les brutal facts) sont donc une ressource de haute valeur - on veut les considérer et en favoriser l’émergence au bon moment et au bon endroit.

Quand ça vaut la peine d’activer un tel mécanisme, on peut demander aux personnes pertinentes de noter par exemple deux risques ou désavantages de la proposition, puis de les partager (sur un post-it ou toute autre technologie de partage et discussion) à une équipe ou une personne qui les évaluerait.

Reed Hastings, le fondateur de Netflix, en parle aussi dans un épisode récent de podcast avec Tim Ferriss : avant de prendre une décision importante, l’organisation demande à son personnel d’en noter la qualité sur une note de -10 à +10.

Atterrissez en posant une question spécifique pour guider les interventions

Revenons à notre analogie du vol d’avion. Quand vous atterrissez, évitez Qu’est-ce que vous en pensez? Posez plutôt une question ouverte, mais dirigée pour élever la valeur des contributions individuelles et de vos rencontres.

Voici quelques exemples :

• Quels sont les risques et les désavantages de cette décision selon vous?

• Quelles seraient les alternatives?

• Quels sont les autres avantages?

• Quels seront nos défis dans la mise en place de ce projet selon vous?

• Qu’est-ce que ça va changer dans votre façon de travailler?

La personne responsable de l’animation de la rencontre vous en sera reconnaissante. En effet, si la question est par exemple Quelles sont les alternatives à cette idée?, il sera beaucoup plus facile de contribuer et de diriger la rencontre que si la question est le banal Qu’en pensez-vous?

Remarquez à quel point cette dernière question crée de la confusion : elle ouvre la porte à des idées de renforcement, à des craintes, à des jeux politiques, à des objections, à des prises de parole interminables, etc.

Ça requiert un peu de préparation et ça devient rapidement une habitude qui crée beaucoup de valeur.