L’animation de rencontres est probablement une des pratiques les plus sous-estimées du leadership. Voyons aujourd’hui comment débuter et terminer des réunions d’impact. Ces principes s’appliquent autant à de grands rassemblements qu’à des rencontres courantes.
Commence fort
L’introduction sert à nommer l’intention (la raison d’être de la rencontre), ainsi qu’à augmenter la cohérence et l’énergie du groupe.
Il existe une infinité d’activités d’introduction (j’utilise indifféremment inclusion ou introduction et j’évite brise-glace, que plusieurs associent à des expériences déplaisantes).
Ça se fait typiquement par un tour de table où chaque personne répond à une question, par exemple :
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Comment arrives-tu?
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Quelle est ton intention dans cette rencontre?
Il est utile de baliser la réponse attendue pour éviter d’y passer la journée. 😅 On y arrive en complétant la question avec des indications telles que :
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En un mot (…)
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En une phrase (…)
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En moins d’une minute (…)
Il arrive que quelqu’un « triche » et dise par exemple trois mots au lieu d’un seul, mais 1) ce n’est souvent pas si grave, et 2) comme responsable de l’animation, on a alors un levier pour inviter à conclure sans passer pour un dictateur puisqu’on avait planté une consigne à laquelle on peut se référer au besoin.
Une activité d’introduction peut aussi être beaucoup plus longue et s’apparenter à un atelier. À l’inverse, elle peut aussi être beaucoup plus courte, prendre la forme d’une prise de parole d’une personne qui s’est préparée, et même être sans mots (par exemple, on pourrait inviter le groupe à prendre trois respirations profondes, ou encore à répondre à une question par écrit).
Termine fort
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Elle consolide les apprentissages ou les décisions générées durant la rencontre.
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Elle élève le niveau de clarté et d’alignement du groupe quant aux suites à donner à la rencontre.
Dans les faits, l’activité de conclusion peut s’apparenter à une activité d’introduction et peut se faire par tour de table dirigé où chaque personne pourrait répondre à une question telle que :
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Nommez un apprentissage, un élément de reconnaissance, et une action que vous allez poser à la suite de la rencontre d’aujourd’hui.
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Synthétisez la rencontre d’aujourd’hui en une phrase.
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Nous avons parlé d’un projet important aujourd’hui - SVP nommez une chose qui vous motive et une chose qui pourrait vous inquiéter par rapport à ce projet.
Une courte prise de parole d’une personne en figure d’autorité peut aussi apporter de la pertinence.
Choisir les bons moments pour parler de la logistique
Donc de grâce, n’occupons pas les deux moments de plus haute valeur avec les éléments logistiques!
Plusieurs moments sont plus propices : les informations requises pour la réunion (ex. : le programme de la rencontre) peuvent être dites juste après l’activité d’introduction, tandis que les informations pertinentes à l’après-rencontre devraient être nommées juste avant l’activité de conclusion.
